Kirjuri päivittää kirkonkirjat nykyaikaan

21.3.12

Oulun seurakuntien keskusrekisterissä otetaan tällä viikolla pilottikäyttöön Kirjuri-järjestelmä, joka on Suomen evankelis-luterilaisten seurakuntien yhteinen jäsentietojärjestelmä. Kirjuriin siirrytään vaiheittain kaikissa seurakunnissa vuoden 2012 aikana.

Kirjuri otettiin ensimmäisenä pilottikäyttöön Jyväskylässä ja Oulun keskusrekisteri seuraa järjestyksessä toisena. Pilotointi tarkoittaa uuden järjestelmän käyttöönottoa vaiheittain.
   Kirjuri-järjestelmän myötä kaikkien seurakuntien jäsenten tiedot tulevat löytymään yhteisestä tietokannasta, eivätkä ne ole enää hajaantuneina eri seurakuntiin. Kun Kirjuri saadaan toimimaan kaikissa seurakunnissa, rekisteröidyt kirkolliset toimitukset voidaan tarkastaa mistä Suomen seurakunnasta tahansa. Myös esteiden tutkinta ja virkatodistusten saaminen helpottuu.
   Toistaiseksi työntekijöillä on oikeudet vain oman seurakuntansa jäsentietoihin, mutta tulevaisuudessa oikeudet ovat valtakunnallisia. Tähän päästään ehkä jo vuoden 2013 aikana.
   Seurakuntalaiset saavat keskusrekisteristä tarvitsemansa asiakirjat kuten ennenkin. Jotkin asiat tapahtuvat tulevaisuudessa jouhevammin. Esimerkiksi perunkirjoitukseen tarvittavat sukuselvitykset tullaan saamaan yhden seurakunnan kautta, yhdellä lomakkeella. Aiemmin tietoja on joutunut hakemaan erikseen jokaisesta seurakunnasta.

Kehittämistä
käytön kautta

Nyt käyttöön otettava Kirjuri on perusversio järjestelmästä, jota kehitetään työntekijöiden käyttäjäkokemusten avulla. Jos järjestelmässä havaitaan ongelmia, ne kirjataan havaintorekisteriin ja ongelmat ratkaistaan yhdessä muiden seurakuntien käyttäjien kanssa. Keskusrekisterissä asioivat eivät tätä huomaa, vaan palvelutaso pysyy entisellään koko pilotoinnin ajan.
   Oulun keskusrekisterin toimistonhoitaja Anna-Maija Saukkoriipi vertaa Kirjurin jatkokehittämistä Mora-puukosta Sveitsin armeijan linkkuveitseksi.
   – Kun käytössä havaitut virheet on korjattu, meillä on käytössä käypä versio.
   Kirjuri on vaatinut lisätyötä ja uuden opettelua.
   – Meillä on ollut työryhmätyöskentelyä, tarkistustehtäviä ja koulutusta. Suurin urakka on ollut tietojen kerääminen, tarkistaminen ja testaaminen. Vanhojen kirkonkirjojen tallentamista digitaaliseen muotoon on tehty useampi vuosi, sanoo Saukkoriipi.
   Kirkonkirjojen digitointi on vielä kesken, joten sukuselvityksiä Kirjuri-järjestelmän avulla ei voida vielä tehdä.
   – Tärkeintä on saada perusversio toimimaan ensin kunnolla, toteaa Saukkoriipi.

Vallankumouksellinen
uudistus

Oulun keskusrekisterin johtaja Veijo Koivula kuvaa Kirjuri-järjestelmää radikaaliksi muutokseksi.
   – Seurakunnat ovat pitäneet kirjaa jäsenistään jo 400 vuotta. Nyt kirkkohallitus ottaa ensimmäisen kerran vastuun ja ohjat kirkonkirjojen pidosta, selventää Koivula.
   Koivula kertoo, että Kirjuri-järjestelmä on seurakuntien ja kirkkohallituksen yhdessä työstämä. Järjestelmän toimittajina ovat tietotekniikkayritykset Logica ja Affecto, mutta järjestelmä on rakennettu täysin seurakuntien tarpeista.
   – Ennen jokaisella seurakunnalla oli oma jäsentietojärjestelmänsä. Seurakunnat olivat palvelun tuottajan armoilla eivätkä päässeet kehittämään järjestelmiä. Nyt kun meillä on oma, yhteinen järjestelmä, voimme kehittää sitä. Yhtä tietokantaa pystyy myös hyödyntämään tehokkaammin, esimerkiksi raportoinnissa.
   – Yhteisestä järjestelmästä tulee lisäksi säästöjä, kun jokainen seurakunta ei enää maksa erikseen eri palvelujen tuottajille, Koivula toteaa.

Mikä on Kirjuri?

• yksi tietokanta, joka kattaa koko Suomen ev.-lut. kirkon jäsenistön
• omistajana kirkkohallitus
• käyttäjinä kaikki Suomen ev.-lut. kirkon seurakunnat
• kaikki vanhat kirkonkirjat ja perhelehdet digitoidaan järjestelmään 1850-luvulta vuoteen 2005 asti
• yhteinen tietokanta ja vanhojen kirkonkirjojen digitointi mahdollistavat tulevaisuudessa (ehkä vuoden 2013 aikana) seurakuntalaisten palvelun yli seurakuntarajojen esimerkiksi virkatodistus- ja esteidentutkinta-asioissa
• vaiheistettu käyttöönotto: pilottiseurakuntina Jyväskylä, Oulu, Päijät-Hämeen ja Mikkelin aluerekistereiden seurakunnat maaliskuussa 2012, suurin osa seurakunnista toukokuussa 2012, loput seurakunnat syyskuussa 2012.

SANNA TURUNEN

Artikkeli on osa lehteä 11/2012