Virkatodistusten haku yhä hitaampaa

20.2.13

”Ei mennyt tämäkään niin kuin Strömsössä”, kommentoi Helsingin seurakuntayhtymän viestintäjohtaja Seppo Simola Kirkko ja Kaupunki -lehden viime viikon pääkirjoituksessa. Syynä puuskahdukseen olivat Kirkkohallituksen hallinnoimaan uuteen jäsentietojärjestelmään Kirjuriin siirtymisen aiheuttamat ongelmat. Nuo ongelmat koskevat koko maata.
Vuoden alussa kaikki Suomen evankelis-luterilaisen kirkon 430 seurakuntaa ovat ottaneet käyttöönsä Kirjurin. Järjestelmään merkitään muun muassa seurakuntalaisten kasteet, rippikoulut, avioliiton esteiden tutkinnat ja vihkimiset. Lisäksi Kirjurista löytyvät jatkossa myös vanhat, käsin kirjoitetut kirkonkirjojen tiedot. Niiden digitoinnin pitäisi olla valmis vuoden 2014 loppuun mennessä.
Helsingissä Kirjurin käyttöönotto on aiheuttanut seurakuntien keskusrekisteriin 700 sukuselvityksen jonon ja jäsentietojärjestelmän perusteella jaettava Kirkko ja kaupunki -lehtikään ei ole löytänyt kaikkiin koteihin.

Tietojen oikeellisuus
tarkistettava

Kirkkohallitus varoitti parin viikon takaisessa tiedotteessaan, että kevään aikana voi tietojen saannissa olla viivästyksiä. Sukuselvityksissä on havaittu myös virheitä, jotka onneksi on huomattu tarkistusvaiheessa. Kirkkoherranvirastoissa ja seurakuntien keskusrekistereissä pyydetäänkin myös tilaajia tarkistamaan omien tietojensa oikeellisuus. Juuri tarkistusten määrän kasvu onkin lisännyt ruuhkaa keskusrekistereissä.
Oulun seurakuntayhtymän keskusrekisterin johtaja Veijo Koivula kertoo, että muutoksista johtuen ”vanhan” Oulun, eli tuomiokirkkoseurakunnan, Karjasillan, Oulujoen ja Tuiran, kirkkoherranvirastoista ei pystytä tällä hetkellä antamaan edes ns. elää-todistuksia.
– Käytäntö muuttuu kuitenkin lähiaikoina, kunhan henkilökunta saa tarvittavan koulutuksen ja järjestelmän käyttöoikeudet. Keskusrekisteristä, Haukiputaan, Kiimingin ja Oulunsalon virastoista saa kaikkia virkatodistuksia ja sukuselvityksiä. Tilaukset voidaan toki ottaa vastaan kaikissa kirkkoherranvirastoissa.
Alun perin Kirjuri piti ottaa käyttöön jo vuoden 2012 alusta. Käyttöönottoa siirrettiin kuitenkin vuodella. Mikäli asia olisi ollut kiinni maan seurakuntien rekisterijohtajista, paikalliset jäsentietojärjestelmät olisi pidetty toiminnassa Kirjurin rinnalla vielä ensi kesään saakka.
Oulun seurakuntayhtymä oli yksi Kirjuria testanneista pilottiseurakunnista.
– Oli erittäin järkevää, että Kirjuri otettiin käyttöön asteittain. Pilotointijakso olisi itse asiassa saanut olla pidempi, jotta sinä aikana olisi ehditty saada järjestelmä toimivammaksi ja korjata virheet, ennen kuin koko kirkko lähti mukaan. Tästä neljä pilottiseurakuntaa esittivät myös yhteisen näkemyksensä viime keväänä, Koivula kertoo.

Säästöjä vasta
tulevaisuudessa

Kirkkohallituksessa uskotaan, että Kirjuri tulee olemaanloppujen lopuksi kaiken vaivan väärti.
Suunnitteluvaiheessa Kirjurin hyvinä puolina on pidetty seurakuntalaisten yhä paremman, yhdeltä luukulta tapahtuvan palvelemisen lisäksi säästöjä. Tavoitteena on, että kirkolle tulee säästöjä yhteiseen jäsentietojärjestelmään siirtymisestä noin 3 miljoonaa euroa vuodessa.
Koivulan mukaan säästöistä puhuminen ei ole millään tavoin realistista tällä hetkellä.
– Niitä voidaan odottaa aikaisintaan viiden vuoden kuluttua. Säästöjä alkaa tulla vasta sitten, kun digitoitu aineisto on tarkastettu ja siirretty manuaalisesti Kirjurin dataosioon. Tämä ei tapahdu millään automatiikalla, vaan keskusrekisterien ja kirkkoherranvirastojen työnä.
Hänen mukaansa tarvitaan siis lisäresursseja.
– Seurakuntien päättäjien tulee havahtua siihen, että säästökuvitelmien sijaan on rekrytoitava lisää henkilökuntaa, jos hankkeesta aiotaan selviytyä. Tässä tarvitaan myös talkoohenkeä, joskin kääntöpuoli on se, että päivittäisistä töistäkin selviytyminen on monin paikoin nyt äärirajoilla.

Elsi Salovaara

Artikkeli on osa lehteä 7/2013