Laajojen virkatodistusten laadinta ruuhkautti Oulun aluekeskusrekisterin

Oulun seurakuntien hallinnoimassa Oulun aluekeskusrekisterissä erilaisten virkatodistusten toimitusajat ovat venyneet viime kuukausina. Toisin kuin monessa muussa asiassa nykyisin, syy ei ole koronaviruksessa.

Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa on seurakuntien kirkonkirjojen digitoinnilla luotu massiivinen tietokanta aluekeskusrekisterien käyttöön. Viime vuonna käyttöön otettu tietokanta ulottuu 1800-luvun loppupuolelle saakka.

– Digitoinnissa on tehty valtava työ, eikä sitä ole tehty turhan takia, vaan käyttöä varten, Oulun aluekeskusrekisterin johtaja Veijo Koivula toteaa.

Kirkon jäsentietojärjestelmässä olevan digitaalisen tietokannan (KirDi) ansiosta kaikki henkilöä koskevat tiedot on mahdollista saada yhdeltä luukulta. Oulussa näitä laajoja virkatodistuksia on laadittu toukokuusta 2019 alkaen.

Yhden luukun periaate palvelee erityisesti läheisensä menettäneitä, sillä suurin osa laajoista virkatodistuksista tehdään perunkirjoitusta ja kuolinpesän asioiden hoitamista varten.

Aikaisemmin vainajan omaisten piti tilata perunkirjoitusta varten virkatodistukset kaikilta paikkakunnilta, joissa vainaja oli ollut kirjoilla 15 ikävuotensa jälkeen. Jos vainaja oli ollut liikkuvaista sorttia, eivätkä kaikki asuinpaikkakunnat olleet heti alkuun omaisten tiedossa, virkatodistusten kokoon saaminen saattoi viedä pitkän aikaa.

Sukuselvityksiin listataan perilliset

Nopeaa tahtia viime vuosina laajentunut Oulun aluekeskusrekisteri palvelee tällä hetkellä 23 seurakuntaa Kalajoelta Kolariin ulottuvalla alueella. Syksyllä mukaan tulevat Raahe ja Pudasjärvi.

Perunkirjoitukseen laadittavat virkatodistukset sisältävät aina sukuselvityksen perintökaaren mukaisista vainajan perillisistä.

Vaativimpia tapauksia ovat ne, joissa iäkäs henkilö on kuollut ilman jälkeläisiä.

Veijo Koivulan mukaan vaativimpia tapauksia ovat ne, joissa iäkäs henkilö on kuollut ilman jälkeläisiä. Selvitys voi helposti ulottua tuolloin esimerkiksi vainajan sisarusten lastenlastenlapsiin saakka.

– Tuolloin laajan virkatodistuksen laadinta sukuselvityksineen voi viedä kaksi, jopa kolmekin työpäivää.

Oulun aluekeskusrekisterissä työskentelee tällä hetkellä Koivulan lisäksi 13 henkilöä. Vaikka väkeä on palkattu viime vuosina lisää, henkilöresurssit ovat jääneet jälkeen.

Kuluvan kesän aikana on palkattu myös henkilö hoitamaan tilausrekisteriä, laskutusta ja postitusta, jotta tiedonhaun hallitsevat voivat keskittyä tietojen kokoamiseen.

Yhden luukun periaatteen koko maahan 2022

Yksi syy työmäärän lisääntymiseen on se, että suurin osa maan evankelis-luterilaisista seurakunnista ei vielä kuulu mihinkään aluekeskusrekisteriin. Näin ollen yhden luukun periaate ei toimi koko maassa.

Suurin osa seurakunnista ei vielä kuulu mihinkään aluekeskusrekisteriin.

Koivulan mukaan se tarkoittaa aluekeskusrekistereissä sitä, että niissä palvellaan paitsi uudella, myös vanhalla tavalla.

Kattavia todistuksia voidaan laatia vain henkilöistä, jotka ovat kuolleet aluekeskusrekisteriin kuuluvan seurakunnan jäseninä. Muiden kohdalla todistus joudutaan tekemään vanhalla tavalla eli ns. välitodistuksena. Heistä kootaan tiedot vain siltä ajanjaksolta, jolloin he ovat asuneet aluekeskusrekisterin alueella.

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon tavoitteena on, että aluekeskusrekisterit kattavat koko maan vuoden 2022 alussa. Tällöin välitodistuksia ei enää tarvita, vaan kaikki henkilöä koskevat kirkon jäsenyyden aikaiset tiedot saadaan hänen viimeisimmän kotiseurakuntansa aluekeskusrekisteristä.