Tarvitsetko virkatodistusta? Tilaa vikkelästi ja varaudu odottamaan

Virkatodistusta pitää tällä hetkellä odottaa tavanomaista kauemmin. Etenkin laajempien, niin sanottujen sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten käsittelyajat ovat venyneet.

Tällä hetkellä Oulussa on jonossa noin 430 virkatodistustilausta ja noin 80 sukututkimuspyyntöä. Laajoja todistuksia joutuu tällä hetkellä odottamaan neljä viikkoa.

Ruuhkaantumisen taustalla ovat Oulun aluekeskusrekisterin johtajan Veijo Koivulan mukaan muun muassa organisaatiomuutokset, liian vähäisiset resurssit sekä kirkon jäsentietojärjestelmän hitaus.

– Valtaosa sukuselvitysmuotoisten virkatodistuksen teossa tarvittavasta aineistosta on tallennettu sähköisiksi kuviksi. Tätä digitoitua aineistoa järjestelmä ei avaa tarpeeksi nopeasti.

Yksi työntekijä ehtii laatia päivän aikana 5–13 perustodistusta.

– Mutta jos tarvitaan perunkirjoitusta varten virkatodistus 80-vuotiaasta, joka on kuollut naimattomana ja lapsettomana, täytyy todistuksen teko aloittaa vainajan vanhemmista saakka. Jos edesmenneellä on paljon sisaruksia, työmäärä lisääntyy entisestään.

– Laajimmillaan virkatodistukseen on kuulunut 51 liitetodistusta. Näin laajan aineiston kokoamiseen yhdeltä työntekijältä menee jo noin kolme työpäivää, Koivula laskee.

Virkatodistus kannattaa tilata hautajaisjärjestelyjen alkaessa

Vainajan omaisuudesta on kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta järjestettävä perunkirjoitus. Siinä selvitetään kuolinpesän varat ja velat sekä perilliset perinnönjakoa ja perintöverotusta varten.

Virkatodistusta tarvitaan jo ennen perunkirjoitustakin. Esimerkiksi pankki tarvitsee virkatodistuksen, jotta kuolinpesän osakas voi maksaa laskuja vainajan tililtä.

Aluekeskusrekisterin johtaja toivoo, että ihmiset havahtuisivat tilaamaan virkatodistukset ajoissa.

– Usein meille soitetaan, että perunkirjoitus on huomenna, nyt pitäisi saada virkatodistus.

Koivula suosittaa tilaamaan virkatodistukset heti kun hautajaisjärjestelyt alkavat.

Omaisia hän kannustaa myös sopimaan työnjaosta. Toisinaan vainajan lapsista kaksi tai kolmekin tilaa, toisistaan tietämättä, vainajasta virkatodistuksen samaan perunkirjoitukseen.

Rekisteriin palkataan lisää työntekijöitä

Oulun aluekeskusrekisterin 18 työntekijän joukkoon ollaan juuri palkkaamassa yhtä uutta työntekijää. Rekrytointi ei liity virkatodistusten teon ruuhkautumiseen vaan aluerekisterikeskuksen laajenemiseen. Suman purkuun on palkattu kolme määräaikaistaa työntekijää, ja kaksi paikkaa on tulossa hakuun loppuvuodesta.

Etenkin laajempia, niin sanottuja sukuselvitysmuotoisia virkatodistuksia pitää nyt odottaa pitkään.

Rekisterissä työskentely vaatii erityistä ammattitaitoa, ennen kaikkea lainsäädännön tuntemusta:

– Meillä työskentelevän on tunnettava esimerkiksi perintökaari ja tietosuojakäytännöt. Lisäksi täytyy olla tietämystä muun muassa avioliitto-, etunimi- ja sukunimilaista sekä jollakin tasolla myös noin 30 muusta laista.

Aluekeskusrekisterin johtaja uskoo, että ensi vuonna virkatodistukset pystytään toimittamaan asiakkaalle kahdessa viikossa, mikäli avoinna olevat työpaikat saadaan täytettyä ja kirkon jäsentietojärjestelmää saadaan kehitettyä.

Mihin virkatodistusta tarvitaan?

Virkatodistus on asiakirja, jonka tiedot perustuvat kirkonkirjoissa oleviin tietoihin.

Todistusta tarvitaan muun muassa perunkirjoituksessa, perinnönjaossa ja sukututkimuksessa. Lisäksi niitä laaditaan esimerkiksi adoptio-, apuraha-, eläke-, lainhuuto-, kiinteistökauppa-, pesänselvitys-, pankki- ja velkajärjestelyasioiden hoitamiseen.

Suppeimmillaan virkatodistus kertoo ihmisen ajantasaiset perustiedot. Näiden niin sanottujen elossaolo-todistusten lisäksi tehdään laajempia sukuselvitysmuotoisia virkatodistuksia, joilla todistetaan vainajan perilliset.

Kirkossa on meneillään uudistus, jolla kirkonkirjojen eli jäsenrekisterin pito ja sitä myöten virkatodistusten laatiminen keskitetään yksittäisiltä seurakunnilta 15 aluekeskusrekisterille.

Uudistuksen ansiosta virkatodistusta esimerkiksi perunkirjoitusta varten ei enää tarvitse pyytää kuin siitä seurakunnasta, jossa henkilö oli viimeksi jäsenenä. Aiemmin todistukset piti tilata erikseen kaikista seurakunnista, joissa henkilö oli ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään.

Virkatodistusten laatiminen on Suomen evankelis-luterilaisen kirkon lakisääteinen viranomaistehtävä.