Virkatodistusten jonot on purettu koko maassa

Vielä viime talvena jossain päin Suomea virkatodistusta saattoi joutua odottamaan jopa 17 viikkoa. Nämä ongelmat on suurilta osin selätetty menneen kesän ja alkusyksyn aikana.

Maan paras tilanne on Oulussa, jossa sijaitseva aluekeskusrekisteri palvelee 42 seurakuntaa.

– Oulun aluekeskusrekisterissä virkatodistuksen saa muuta maata nopeammin ja toimitusaika on vaihdellut yhdestä päivästä kahteen viikkoon. Lomakaudella jono on ollut hieman pidempi ja lomasesongin ulkopuolella lyhyempi, aluekeskusrekisterin johtaja Veijo Koivula kertoo.

Virkatodistuksia tarvitaan esimerkiksi perunkirjoituksia, perinnönjakoa tai adoptiota varten tai pankille hoidettaessa kuolleen ihmisen raha-asioita sekä sukututkimustarkoituksiin.

Työntekijämäärä on kaksinkertaistunut

Yksi avain ruuhkaongelman ratkeamiseen on ollut onnistunut rekrytointipolitiikka.

– Siitä, kun aloitimme toimintamme vuoden 2018 alusta, henkilökuntamme määrä on lähes kaksinkertaistunut, Koivula toteaa.

Tosin aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien jäsenmääräkin on noussut viidessä vuodessa enemmän kuin kaksinkertaiseksi.

Oulun hiippakunnassa jokainen sen 62 seurakunnasta kuuluu johonkin aluekeskusrekisteriin; Ouluun, Rovaniemelle tai Kokkolaan.

Oulun aluekeskusrekisterissä hoidetaan paitsi Oulun seurakuntayhtymän seitsemän seurakunnan, myös 35 muun seurakunnan kirkonkirjojenpito.

Etelä-Suomesta ja etenkin pääkaupunkiseudulta on tullut toivetta yhteisestä vastuunkannosta. Oulun aluekeskusrekisteristä autetaankin tällä hetkellä Kouvolan aluekeskusrekisteriä, mikäli oma tilanne antaa siihen mahdollisuuksia.

Taustalla valtava digitointiurakka

Suomen ev.lut kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän Kirjurin luominen on kirkonkirjojenpidossa ja virkatodistusten laatimisessa suurin muutos sitten 1500-luvun, jolloin kirkonkirjojenpito aloitettiin Suomessa.

Reilun vuosikymmenen aikana on tehty valtaisa työ: vuosina 1860–2004 kertynyt paperiaineisto on digitoitu.

Lisäksi kahdessa sähköisessä tietojärjestelmässä olleet yli 400 erilaista tietokantaa on muokattu Kirjuriin sopiviksi.

– Kaikki tämä on ollut perustan luomista sille, että vuonna 2019 voitiin aloittaa valtakunnallisten todistusten laatiminen keskitetysti. Tähän liittyi myös 15 aluekeskusrekisterin perustaminen ja rakentaminen eri puolille Suomea, taustoittaa Koivula.